Ressorts / Cahier des charges

1 

Conseil d’administration

• dirige l’association conformément aux statuts

• se compose d’au moins 5 membres (présidence, administration, comptabilité, direction de l’élevage, tenue du herd-book)

• est élu par l’AG pour un mandat de deux ans. Au terme de cette période, il peut être réélu. Tous les membres ordinaires de l’association sont éligibles.

2

Présidence

• dirige le comité directeur, ses réunions et l’AG

• coordonne l’élaboration de l’objectif annuel et du planning

• organise les affaires internes et les projets

• s’occupe des dossiers et documents de l’association au niveau de l’archivage

• représente l’association à l’extérieur

• est la personne de contact avec PSR, ZVSNR, SAVE et d’autres associations

• établit un rapport annuel sur les activités à l’attention de l’AG

3

Administration

• rédige les procès-verbaux des réunions du comité directeur et de l’AG

• prend en charge des travaux administratifs de divers domaines d’activité

• s’occupe de la rédaction de la newsletter, l’organe de l’association

• administre, actualise, modifie et sécurise le site internet

• gère le fichier d’adresses, enregistre les nouveaux membres, les nouveaux détenteurs et les mutations

• accueille les nouveaux membres (attribue le nom d’utilisateur et le mot de passe) et retire les démissionnaires de la liste des membres

• met à disposition la liste des nouveaux membres à chaque réunion du comité directeur

• informe activement et régulièrement le président et le comité directeur sur les activités du ressort (obligation d’apporter)

• informe les experts sur les nouveaux membres et les départs

• rédige un rapport annuel sur les activités à l’attention du comité directeur

4

Caissier

• s’occupe de la réception des cotisations des membres

• ordonne les versements

• comptabilise les factures libérées pour paiement par département

• établit la facture pour les prestations fournies

• tient la comptabilité conformément aux directives/règlements et au budget

• établit les comptes annuels, le bilan et un rapport d’activité à l’attention de l’AG

• fait procéder à la révision

• établit le budget à l’intention du Comité directeur, sur la base des propositions des différents départements

• présente à chaque réunion du comité la liste des membres en retard de paiement malgré un rappel écrit

• informe activement et régulièrement le président et le comité directeur des activités du ressort (dette portable)

5

Responsable de l’élevage

• est responsable du respect et de l’application du standard de race selon les prescriptions du Herdbook (stratégie d’élevage, but d’élevage, critères d’admission au Herdbook)

• encadre et conseille la gestion du herd-book

• est responsable des experts, organise la formation et le perfectionnement des experts, contrôle les décomptes de frais des experts conformément au règlement

• surveille l’attribution du label de qualité PSR

• informe activement et régulièrement le président et le comité sur les activités du ressort (dette)

• établit un rapport annuel sur les activités à l’attention de l’AG

• organise des cours pour nouveaux détenteurs et nouveaux éleveurs

6

Guide du Herd-book

• gère les données animales de l’association

• traite les notifications des éleveurs et des experts

• établit les listes des éleveurs, des fermes et des animaux, ainsi que les certificats nécessaires à l’attention des experts et des éleveurs

• mandate les experts pour l’évaluation des animaux

• assure les données électroniques ainsi que leur archivage et les rend accessibles

• suit les cours de formation et de perfectionnement des responsables du herd-book

• informe activement et régulièrement le président et le comité sur les activités du ressort (dette)

• établit un rapport annuel à l’attention de l’AG

• communique les changements d’adresse des éleveurs à l’administrateur et au trésorier ainsi qu’à l’ancien et au nouvel expert

7

Médiation des reproducteurs (assurance qualité génétique)

• établit un calcul de consanguinité

• fournit des renseignements sur la base des données du herd-book et procure des reproducteurs appropriés

• informe activement et régulièrement le président et le comité sur les activités du ressort (dette)

8

Marketing/parrainage

• est responsable du marketing

• active et s’occupe des donateurs et des bienfaiteurs

• gère leurs adresses et les transmet à la comptabilité.

• informe activement et régulièrement le président et le comité directeur sur les activités du ressort (dette portable)

9

Coordination des événements

• est responsable de l’organisation des événements / manifestations

• organise les tâches à accomplir et les interventions du personnel

• coordonne les activités avec les organisateurs / co-organisateurs externes

• s’occupe de la présence sur place

• informe activement et régulièrement le président et le comité directeur sur les activités du département (dette)

• rédige un rapport annuel sur les activités à l’attention des membres sous forme de contribution à la newsletter.

10

Expert

• s’engage à suivre aussi bien les cours de base que les cours de formation continue

• s’occupe d’une section régionale et agit sur mandat du responsable d’élevage ou du responsable du herd-book

• fait le lien entre la direction de l’élevage / le herd-book et l’éleveur / le détenteur, effectue régulièrement des visites de ferme (au moins une fois par an) et encadre, informe et conseille les détenteurs d’animaux

• procède à l’expertise des animaux (admission définitive dans le herd-book)

• contrôle la liste des animaux de l’éleveur/détenteur (contrôles d’effectifs), surveille le système de notification

• assume des tâches particulières dans le cadre de manifestations et de cours

• établit un rapport d’activité à l’intention du responsable d’élevage

11

Commission d’experts

• se compose du responsable d’élevage, de la gestion du herd-book et des experts régionaux

• élabore le but d’élevage, la stratégie d’élevage et les critères d’admission au herd-book à l’attention de l’AG

• rédige le standard de race et les prescriptions du herd-book

12

Réviseur

• vérifie la comptabilité

• contrôle toutes les pièces justificatives

• compare les comptes et le budget

• établit un rapport de révision à l’attention de l’AG